Serwis korzysta z plików cookie. Poznaj szczegóły Polityki prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do cookie w Twojej przeglądarce.
Grafik rezerwacji pokoi - Darmowy Excel czy płatny program hotelowy?

Grafik rezerwacji pokoi - Darmowy Excel czy płatny program hotelowy?

Grafik rezerwacji pokoi przyda się każdemu hotelarzowi, bez względu na to czy będzie to darmowy Excel (pobierz darmowy wzór tutaj) czy zaawansowany program hotelowy. Warto jednak mieć na względzie, że czasem mały wydatek może znacząco wpłynąć poprawę naszej efektywności i zwiększenie zysków. Jeżeli rozważasz zakup programu hotelowego lub myślisz czy nie pozostać przy starym grafiku rezerwacji pokoi w Excel to ten tekst jest dla Ciebie! Pomożemy podjąć odpowiednią decyzję w oparciu o fakty!

Co to jest i jak wygląda przykładowy grafik rezerwacji pokoi?

Grafik rezerwacji pokoi jest sercem Twojego obiektu i z niego dowiesz się wszystkiego na temat dostępności pokoi, ich statusu, aktualnych rezerwacji oraz wielu innych informacji. Poniżej przedstawiamy przykładowy grafik rezerwacji pokoi programu Hotelgram. Po lewej stronie widzimy kategorie pokoi wraz z oznaczeniami oraz numerami, po prawej natomiast widać rezerwacje. Po najechaniu na konkretną rezerwację jesteśmy w stanie podejrzeć jej szczegóły takie jak np. imię, nazwisko, datę przyjazdu/wyjazdu, typ pokoju, cenę, saldo, liczbę dzieci, formę wyżywienia, źródło rezerwacji itp.



Hotelgram - wersja na komputer

Aplikacje Hotelgram na telefon

Prawa kolumna dotyczy rezerwacji online (lista rezerwacji pozyskanych ze strony www obiektu noclegowego lub tzw. OTA (Online Travel Agencies) takich jak Booking.com, Hrs, Expedia itd. Ponadto, znajdziemy tam informację o dzisiejszych przyjazdach, wyjazdach, rezerwacjach oczekujących (w przypadku braku pokoi zapisuje Gości na taką listę i jak tylko pokoje się zwolnią to dzwonimy do nich, aby im je sprzedać) oraz rezerwacjach wygasających (rezerwacje wygasające to rezerwacje, które Goście mieli potwierdzić do konkretnego dnia, ale obiekt nie uzyskał jeszcze wpłaty zadatku. Hotelarz korzystający z grafika rezerwacji pokoi może szybko wyłapać takie niezagwarantowane rezerwacje, zadzwonić do Gości i zapytać czy wpłata została wykonana. Z reguły takie czynności pozwalają zamknąć sprzedaż i są podstawową praktyką stosowaną przez czołowe hotele, w tym sieciowe).

KLIKNIJ POBIERZ PRZYKŁADOWY GRAFIK REZERWACJI POKOI EXCEL TUTAJ

Grafik rezerwacji pokoi - jakie ma główne funkcje?

Pamiętaj – wybieraj funkcjonalność programu hotelowego zawsze w oparciu o swoje indywidualne potrzeby! Czy chcesz, żeby po zameldowaniu Gościa w programie hotelowym wyświetlało się jego nazwisko na ekranie telewizora? Wiemy, że chcesz, ale wtedy cena Twojego pokoju mogłaby (lub powinna) uwzględnić kosztowną technologię, która jest niezbędna, żeby taką funkcjonalność "udźwignąć". Pod koniec dnia, czy Twoi klienci zwrócą na to, aż tak wielką uwagę? No właśnie... Większość podstawowych funkcji programów hotelowych jest wspólna u wszystkich dostawców. Grafik rezerwacji pokoi umożliwi nam tworzenie lub przenoszenie rezerwacji (na inny termin lub między kategoriami), zameldowanie/wymeldowanie Gości, podgląd salda, rozliczenie Gości, dodanie uwag do rezerwacji czy blokowanie dostępności. To tylko niektóre funkcje, a poniżej prezentujemy również 5 najciekawszych, które znajdziecie w programie hotelowym Hotelgram:



1. Podgląd na najważniejsze wskaźniki hotelowe (tzw. KPI – Key Performance Indicator).


Dzięki takiej tablicy szybko zorientujemy się w dziennym/miesięcznym obłożeniu naszego obiektu noclegowego. Zobaczymy nasz przychód za dany dzień, średnią cenę czy tzw. RevPAR (Revenue Per Available Room) czy liczbę rezerwacji. Ponadto, tablica Hotelgram pokazuje status pokoi oraz tzw. Ceny Dnia, czyli najlepszą dostępną cenę na dany dzień.


2. Księgę Gości, czyli potocznie znaną bazę klientów


Załóżmy, że masz stałego Gościa o nazwisku Kowalski, który przyjeżdża do Ciebie co roku na wakacje do tego samego pokoju z widokiem na góry. W Hotelgram z łatwością wprowadzisz takie adnotacje i pojawią się nie tylko w grafiku rezerwacji pokoi, ale przede wszystkim na etapie jej tworzenia! Tym samym, osoba dokonująca rezerwacji nie zapomni, aby przydzielić Panu Kowalskiemu jego ulubiony pokój z widokiem na góry 😊 Baza Gości przyda się również w dalszym etapie prowadzenia działalności hotelarskiej i będzie używana podczas kampanii mailingowych oraz SMS. Wytrawnym hotelarzom posłuży również do budowy programu lojalnościowego, który pozwoli zatrzymać jeszcze więcej stałych Gości.


3. Raporty – finansowe i nie tylko!


Z poziomu programu hotelowego Hotelgram uzyskasz wszystkie niezbędne raporty, również finansowe (zamknięcia kasy itd.) oraz GUS (automatycznie generowany na podstawie rezerwacji wprowadzony w grafik rezerwacji pokoi!). Nigdy więcej nie będziesz musiał/a siedzieć po nocach, aby przygotować konkretne dokumenty. W Hotelgram wystarczy kilka kliknięć, aby dotrzeć do każdej transakcji lub zmiany w systemie!


4. Sprzątanie pokoi oraz usterki


Wszyscy wiedzą, że organizacja pracy to klucz do sukcesu w tej branży. Mamy niezmiernie mało czasu, a liczba obowiązków zdaje się nigdy nie kończyć. Dlatego też, w Hotelgram moduł dotyczący sprzątania pokoi oraz usterek został stworzony tak, aby zmaksymalizować efektywność naszych działań w tych obszarach. Ponadto, dla bardziej zaawansowanych hotelarzy powstała aplikacja, która pozwala zdalnie zmienić status pokoi przez osoby sprzątające pokoje. Ogranicza to czas spędzony na przekazywaniu informacji do Recepcji o tym, czy dany pokój jest jeszcze brudny, czy już został posprzątany. Hotelgram również umożliwia rejestrowanie wszelkich usterek (z możliwością załączania ich zdjęć) oraz ustanawianie osób odpowiedzialnych za ich naprawę.


5. Faktury i płatności


Wspomniane wyżej raporty finansowe generowane są na podstawie transakcji wprowadzanych do systemu. Integracja z drukarkami fiskalnymi oraz rozbudowany moduł płatności pozwala kompleksowo zarządzać płatnościami w obiekcie noclegowym. Jeżeli Gość potrzebuje faktury za pobyt to Hotelgram z łatwością pobierze dane firmy z GUS (wystarczy jedno kliknięcie!) i umożliwi jej wydruk w kilku językach. Wszelkie zaliczki, zadatki lub vouchery podarunkowe mogą być rozliczane z poziomu rezerwacji, co pozwala na sprawną obsługę Gości. Pamiętajmy, że podgląd salda znajdziemy już w grafiku rezerwacji pokoi, a więc w sercu naszego programu hotelowego!

Dlaczego lepiej mieć profesjonalny program hotelowy, niż darmowy grafik rezerwacji pokoi w Excel?

Efektywność - Program hotelowy to oszczędność czasu oraz lepsze zarządzanie obiektem noclegowym. W przypadku rozwoju jesteś w stanie z łatwością nadzorować pracą swojego personelu, a raporty finansowe pozwalają mieć wgląd w jego kondycję.


Bezpieczeństwo danych - jak często wykonujesz kopie zapasowe swojego dysku? No właśnie… W Hotelgram kopie zapasowe tworzone są co 17 minut, a sam fakt, że program znajduje się w chmurze pozwala mieć do niego dostęp z każdego miejsca na ziemi (logujemy się jak do poczty czy Facebooka!)


Przychody - Zaawansowane narzędzia do zarządzania ceną (Revenue Management) oraz lepsza efektywność pracy przekładają się na zwiększone obłożenie oraz zyski! Zgodnie z dewizą „najdroższy pokój to pusty pokój” Twój grafik rezerwacji pokoi zminimalizuje ryzyko powstania wielkich luk w kalendarzu dostępności i wspomoże Twoją Recepcję w jeszcze skuteczniejszej sprzedaży!


Dodatkowe funkcje - Nie chcemy zająć Wam całego miesiąca na omawianiu szczegółowo każdej funkcji, ale dodamy, że Hotelgram posiada aplikację Alfred, która umożliwia zdalne zameldowanie Gości, co pozwala wejść Twojemu obiektowi w XXI wiek w wielkim stylu! Inne funkcje dotyczą zarządzania cennikami, integracji z zamkami hotelowymi, systemami gastronomicznymi itp. Podsumowując – wybierając program hotelowy warto brać pod uwagę przyszłe inwestycje/rozwiązania, którymi możemy być zainteresowani. Z grafikiem rezerwacji pokoi w Excelu nic wtedy nie zrobimy, a wieloletnie wysiłki mogą pójść po prostu do kosza…

Nie stać mnie na takie fanaberie...

Wiemy - koszty zawsze rosną, ale Gości przez ostatnie tygodnie praktycznie nie było. Okay rozumiemy, ale zaraz nadchodzi upgragniony "wysoki sezon" i czas wycisnąć go jak cytrynę! Czy stać Cię na błędy w grafiku i zostawianie luk w kalendarzu, co de facto oznacza puste pokoje? Czy stać Cię na to, aby źle rozliczać rachunki, bo ktoś zapomniał czegoś "dobić z palca"? Droga do przodu to droga do automatyzacji, która pozwala zwiększać zyski i oszczędzać czas, który możemy poświęcić na świadczenie usług jeszcze lepiej. Jakość z kolei pozwala podwyższać ceny, wyższe ceny to wyższe zyski, wyższe zyski to inwestycje itd.


"Do tej pory sobie radziłem/am....". Tak, do tej pory może tak było. Dodamy więcej - może nawet uda Ci się tak wytrwać rok czy kilka lat! Jeżeli Twój hotelarski biznes będzie się rozwijał to z czasem będziesz potrzebować dodatkowych rąk do pracy. Czy nie lepiej wtedy mieć już gotowe narzędzie, które pomoże Ci nadzorować ich pracę i mieć nad wszystkim kontrolę? Bądź przygotowany na pozytywne zmiany! Z drugiej strony, jeżeli jednak Gości z czasem będzie coraz mniej i nastąpi moment, w którym wskaźniki zaczną lawinowo spadać to pewnie poszukasz porad u znajomych hotelarzy lub poprosisz specjalistę o audyt sprzedażowy. Ten z kolei pochyli się nad tzw. procesami biznesowymi i rozłoży bezradnie ręce. Niestety, ale bez NARZĘDZI, a przede wszystkim DANYCH gromadzonych w jednym, klarownym miejscu nie da się NIC zrobić, a na pewno nie da się NIC zrobić relatywnie szybko. Decyzja należy do Ciebie, ale pamiętaj, że niezależnie od tego czy będzie szło Ci dobrze (tego Ci życzymy!) czy źle - program hotelowy jest fundamentalnym narzędziem do pracy każdego hotelarza.



Jeżeli po tym tekście nadal wolisz zostać przy grafiku rezerwacji pokoi w Excelu to nie ma problemu i cały czas życzymy CI powodzenia! Jeżeli jednak zainteresował Cię program hotelowy Hotelgram to kliknij tutaj i zapisz się na bezpłatne demo już dziś! Sprawdź inne teksty dla hotelarzy:
4 Usługi marketingowe dla hotelarzy, które... są ściemą!
Marketing hotelu to nie wszystko
Książka o Marketingu dla hotelarzy
6 Narzędzi dla hotelarzy, które zwiększą sprzedaż
Rozmowa z Gościem jest warta więcej niż 1000 lajków