Grafik rezerwacji pokoi - Darmowy Excel czy płatny program hotelowy?

Grafik rezerwacji pokoi przyda się każdemu hotelarzowi, bez względu na to czy będzie to darmowy Excel (pobierz darmowy wzór tutaj) czy zaawansowany program hotelowy. Warto jednak mieć na względzie, że czasem mały wydatek może znacząco wpłynąć poprawę naszej efektywności i zwiększenie zysków. Jeżeli rozważasz zakup programu hotelowego lub myślisz czy nie pozostać przy starym grafiku rezerwacji pokoi w Excel to ten tekst jest dla Ciebie! Pomożemy podjąć odpowiednią decyzję w oparciu o fakty!

Co to jest i jak wygląda przykładowy grafik rezerwacji pokoi?

Grafik rezerwacji pokoi jest sercem Twojego obiektu i z niego dowiesz się wszystkiego na temat dostępności pokoi, ich statusu, aktualnych rezerwacji oraz wielu innych informacji. Poniżej przedstawiamy przykładowy grafik rezerwacji pokoi programu Hotelgram. Po lewej stronie widzimy kategorie pokoi wraz z oznaczeniami oraz numerami, po prawej natomiast widać rezerwacje. Po najechaniu na konkretną rezerwację jesteśmy w stanie podejrzeć jej szczegóły takie jak np. imię, nazwisko, datę przyjazdu/wyjazdu, typ pokoju, cenę, saldo, liczbę dzieci, formę wyżywienia, źródło rezerwacji itp.

Prawa kolumna dotyczy rezerwacji online (lista rezerwacji pozyskanych ze strony www obiektu noclegowego lub tzw. OTA (Online Travel Agencies) takich jak Booking.com, Hrs, Expedia itd. Ponadto, znajdziemy tam informację o dzisiejszych przyjazdach, wyjazdach, rezerwacjach oczekujących (w przypadku braku pokoi zapisuje Gości na taką listę i jak tylko pokoje się zwolnią to dzwonimy do nich, aby im je sprzedać) oraz rezerwacjach wygasających (rezerwacje wygasające to rezerwacje, które Goście mieli potwierdzić do konkretnego dnia, ale obiekt nie uzyskał jeszcze wpłaty zadatku. Hotelarz korzystający z grafika rezerwacji pokoi może szybko wyłapać takie niezagwarantowane rezerwacje, zadzwonić do Gości i zapytać czy wpłata została wykonana. Z reguły takie czynności pozwalają zamknąć sprzedaż i są podstawową praktyką stosowaną przez czołowe hotele, w tym sieciowe).

Grafik rezerwacji pokoi - jakie ma główne funkcje?

Pamiętaj – wybieraj funkcjonalność programu hotelowego zawsze w oparciu o swoje indywidualne potrzeby! Czy chcesz, żeby po zameldowaniu Gościa w programie hotelowym wyświetlało się jego nazwisko na ekranie telewizora? Wiemy, że chcesz, ale wtedy cena Twojego pokoju mogłaby (lub powinna) uwzględnić kosztowną technologię, która jest niezbędna, żeby taką funkcjonalność "udźwignąć". Pod koniec dnia, czy Twoi klienci zwrócą na to, aż tak wielką uwagę? No właśnie... Większość podstawowych funkcji programów hotelowych jest wspólna u wszystkich dostawców. Grafik rezerwacji pokoi umożliwi nam tworzenie lub przenoszenie rezerwacji (na inny termin lub między kategoriami), zameldowanie/wymeldowanie Gości, podgląd salda, rozliczenie Gości, dodanie uwag do rezerwacji czy blokowanie dostępności. To tylko niektóre funkcje, a poniżej prezentujemy również 5 najciekawszych, które znajdziecie w programie hotelowym Hotelgram:

1. Podgląd na najważniejsze wskaźniki hotelowe (tzw. KPI – Key Performance Indicator).

Dzięki takiej tablicy szybko zorientujemy się w dziennym/miesięcznym obłożeniu naszego obiektu noclegowego. Zobaczymy nasz przychód za dany dzień, średnią cenę czy tzw. RevPAR (Revenue Per Available Room) czy liczbę rezerwacji. Ponadto, tablica Hotelgram pokazuje status pokoi oraz tzw. Ceny Dnia, czyli najlepszą dostępną cenę na dany dzień.

2. Księgę Gości, czyli potocznie znaną bazę klientów

Załóżmy, że masz stałego Gościa o nazwisku Kowalski, który przyjeżdża do Ciebie co roku na wakacje do tego samego pokoju z widokiem na góry. W Hotelgram z łatwością wprowadzisz takie adnotacje i pojawią się nie tylko w grafiku rezerwacji pokoi, ale przede wszystkim na etapie jej tworzenia! Tym samym, osoba dokonująca rezerwacji nie zapomni, aby przydzielić Panu Kowalskiemu jego ulubiony pokój z widokiem na góry 😊 Baza Gości przyda się również w dalszym etapie prowadzenia działalności hotelarskiej i będzie używana podczas kampanii mailingowych oraz SMS. Wytrawnym hotelarzom posłuży również do budowy programu lojalnościowego, który pozwoli zatrzymać jeszcze więcej stałych Gości.

3. Raporty – finansowe i nie tylko!

Z poziomu programu hotelowego Hotelgram uzyskasz wszystkie niezbędne raporty, również finansowe (zamknięcia kasy itd.) oraz GUS (automatycznie generowany na podstawie rezerwacji wprowadzony w grafik rezerwacji pokoi!). Nigdy więcej nie będziesz musiał/a siedzieć po nocach, aby przygotować konkretne dokumenty. W Hotelgram wystarczy kilka kliknięć, aby dotrzeć do każdej transakcji lub zmiany w systemie!

4. Sprzątanie pokoi oraz usterki

Wszyscy wiedzą, że organizacja pracy to klucz do sukcesu w tej branży. Mamy niezmiernie mało czasu, a liczba obowiązków zdaje się nigdy nie kończyć. Dlatego też, w Hotelgram moduł dotyczący sprzątania pokoi oraz usterek został stworzony tak, aby zmaksymalizować efektywność naszych działań w tych obszarach. Ponadto, dla bardziej zaawansowanych hotelarzy powstała aplikacja, która pozwala zdalnie zmienić status pokoi przez osoby sprzątające pokoje. Ogranicza to czas spędzony na przekazywaniu informacji do Recepcji o tym, czy dany pokój jest jeszcze brudny, czy już został posprzątany. Hotelgram również umożliwia rejestrowanie wszelkich usterek (z możliwością załączania ich zdjęć) oraz ustanawianie osób odpowiedzialnych za ich naprawę.

5. Faktury i płatności

Wspomniane wyżej raporty finansowe generowane są na podstawie transakcji wprowadzanych do systemu. Integracja z drukarkami fiskalnymi oraz rozbudowany moduł płatności pozwala kompleksowo zarządzać płatnościami w obiekcie noclegowym. Jeżeli Gość potrzebuje faktury za pobyt to Hotelgram z łatwością pobierze dane firmy z GUS (wystarczy jedno kliknięcie!) i umożliwi jej wydruk w kilku językach. Wszelkie zaliczki, zadatki lub vouchery podarunkowe mogą być rozliczane z poziomu rezerwacji, co pozwala na sprawną obsługę Gości. Pamiętajmy, że podgląd salda znajdziemy już w grafiku rezerwacji pokoi, a więc w sercu naszego programu hotelowego!

Dlaczego lepiej mieć profesjonalny program hotelowy, niż darmowy grafik rezerwacji pokoi w Excel?

Efektywność - Program hotelowy to oszczędność czasu oraz lepsze zarządzanie obiektem noclegowym. W przypadku rozwoju jesteś w stanie z łatwością nadzorować pracą swojego personelu, a raporty finansowe pozwalają mieć wgląd w jego kondycję.

Bezpieczeństwo danych - jak często wykonujesz kopie zapasowe swojego dysku? No właśnie… W Hotelgram kopie zapasowe tworzone są co 17 minut, a sam fakt, że program znajduje się w chmurze pozwala mieć do niego dostęp z każdego miejsca na ziemi (logujemy się jak do poczty czy Facebooka!)

Przychody - Zaawansowane narzędzia do zarządzania ceną (Revenue Management) oraz lepsza efektywność pracy przekładają się na zwiększone obłożenie oraz zyski! Zgodnie z dewizą „najdroższy pokój to pusty pokój” Twój grafik rezerwacji pokoi zminimalizuje ryzyko powstania wielkich luk w kalendarzu dostępności i wspomoże Twoją Recepcję w jeszcze skuteczniejszej sprzedaży!

Dodatkowe funkcje - Nie chcemy zająć Wam całego miesiąca na omawianiu szczegółowo każdej funkcji, ale dodamy, że Hotelgram posiada aplikację Alfred, która umożliwia zdalne zameldowanie Gości, co pozwala wejść Twojemu obiektowi w XXI wiek w wielkim stylu! Inne funkcje dotyczą zarządzania cennikami, integracji z zamkami hotelowymi, systemami gastronomicznymi itp. Podsumowując – wybierając program hotelowy warto brać pod uwagę przyszłe inwestycje/rozwiązania, którymi możemy być zainteresowani. Z grafikiem rezerwacji pokoi w Excelu nic wtedy nie zrobimy, a wieloletnie wysiłki mogą pójść po prostu do kosza…

Zobacz więcej

3 Najlepsze Termy w polskich górach

Polskie góry to już nie tylko doskonała baza dla wielbicieli narciarskich i snowboardowych szaleństw na stokach, ale również możliwość relaksu w znajdujących się tutaj termach. Czytaj dalej...

10 Filmów o górach, które musisz zobaczyć!

Góry i wspinaczka budzą fascynację i są wyjątkowo widowiskowym tematem książek czy filmów. Decyzje alpinistów oraz himalaistów o narażaniu swojego życia i zdrowia dla zdobycia najwyższych szczytów świata są dla większości z nas bowiem niezrozumiałe... Czytaj dalej...